「しないこと」ハッキリが仕事効率アップの鍵　“忙しいだけ”の仕事を捨ててみませんか

「TO DOリストにやることを書き出す」「仕事に優先順位をつける」「スケジュール表を作る」……。
仕事術やタイム・マネジメントの本を読んで、そこに紹介されている手法をやってみたものの、思いどおりの効果が得られなかったという経験はありませんか？　
HONDAで働いていた青木高夫氏はイギリス駐在時、HONDAでの仕事はもちろん、論文の投稿や講演など多忙な日々を過ごしていました。そのとき偶然、出会った本が、マーク・フォースター氏が書いたタイムマネジメントに関するベストセラー『Do It Tomorrow』です。

青木氏は日本のビジネスパーソンにも役立つ内容だと確信し、2007年に邦訳版『マニャーナの法則』を刊行。「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」の意味。マニャーナの法則とは「新しい仕事は明日やる」を基本にする仕事術のことです。
同書をさらに増補・改訂し、このほど出版した『仕事に追われない仕事術マニャーナの法則・完全版』で青木氏は、改めて「“忙しいだけの仕事”を捨て、チャレンジングな“本当の仕事”に集中する」など仕事の本質に触れられたと紹介しています。同書から一部を抜粋、再編集してお届けします。

　仕事の効率を上げるには、優れたシステムが必須です。優れたシステムが構築できたら、次は、そのシステムが無意識でも作動するようにすることが肝心です。

　仕事を前にして「さて、どうするんだったっけ？」と考えてしまうようでは、結局、その仕事が先送りされるか、忘れられるのが関の山だからです。

　優れたシステムの持つ特徴とは、一度身についてしまうと「しない」ことにものすごい抵抗感を覚えること。こうしたシステムと習慣が、あなたの成長を支えてくれるのです。

　具体的に、仕事のシステムとは次の「7つの原則」を備えていなければなりません。

原則1　「明確なビジョン」が存在する
原則2　「一事に集中」する
原則3　「少しずつ頻繁に」行う
原則4　「リミット」を設ける
原則5　「クローズ・リスト」を使う
原則6　突発の仕事を減らす
原則7　コミットメントと興味を区別する
　この原則で、仕事に対する充実度と成果、満足感は劇的に変わります。本記事では、このうち、『原則1「明確なビジョン」が存在する』と『原則6 突発の仕事を減らす』について紹介します。

■ビジョン明確化の鍵は「何をしないか」

　ビジョンの大切さについては、今さら言うまでもありません。個人でも、企業でも、ビジョンを持つことの大切さは語り尽くされています。

　あなたも「ビジョンなら持っている」「ビジョン作りなら得意だ」とお思いかもしれません。

　しかし、「ビジョンがある」と言っても、明確なものではなく、ビジョンが機能していないケースがあるので要注意です。

　ビジョンが機能している状態とは、①「ありたい姿が明確」かつ②「ありたい姿の実現に向けて力を集中できている」という状態です。

　例えば、「専門分野で市場のリーダーになる」というビジョンは明確だと思いますか？　　市場の独占が本音なら、明確に「市場を支配する」をビジョンとすべきでしょう。

　このように、対象を明確にするどころか、逆に煙にまいてしまうようなビジョンが世の中に氾濫しています。ありたい姿を明確にしたくないのなら、ビジョンなど持たない方がましというものです。

　そして、ビジョンを明確にするための鍵は「何をしないか？」にかかっていると言っても過言ではありません。

　ビジョンとは「何をするか」を規定するものですが、同時にそれは「何をしないか」をも規定します。

　レストランでオーダーする時に、何を食べるかを決めることで「食べないもの」が決まってしまうように、1つの行動を選択すれば、選ばれなかったものを拒否することになります。

EXERCISE　→　「しないこと」リストを作る
　ここでは「何をしないか？」をはっきりさせてみます。

　次の例を参考にして(「TO DOリスト」ではなく)「NOT TO DOリスト」を作ってみてください。

《NOT　TO　DOの例》
● 午後11時から午前11時までは電話に出ない
● ランチタイムには仕事をしない
● 午後6時以降は仕事をしない
● 進行中のプロジェクト以外の仕事には手を出さない
● メールの処理に30分以上かけない
● 計画した仕事が完了するまで他のことをしない

■突発の仕事を減らす

　「今日やろう」と決めた仕事がその日に終わらないのはなぜでしょうか？　　一番の原因は「邪魔が入ること」つまり、突発の仕事が予定に入り込むからです。

　突発の仕事をゼロにすることはできませんが、その影響を最小限に抑えることは可能です。

　突発の仕事の発生源は、クライアント、上司、部下、同僚(そして、あなた自身)と無限にあります。

　そして、突発事象には、誰もが当たり前のように即座に対応します。これは〝衝動の脳〞が突発事象に反応するようになっているからです。

　〝理性の脳〞を上手に使って、〝衝動の脳〞が突発の仕事に反応するのをコントロールし、計画への干渉を抑えることが、この原則を守る鍵になります。

■「突発の仕事」を具体例でチェック

EXERCISE　→　「突発の仕事」を見極める
　次のうち、突発の仕事はどれでしょうか？　

【Q1】あなたは消防士。火災発生の連絡が入れば、いつでもすぐ出動する。
　【A1】突発の仕事ではありません。

　火災はいつ起こるかわからないものですが、その非常事態に対応するのが消防署員の仕事です。これを突発の仕事と思うようなら、あなたは消防士とは言えません。

【Q2】上司があなたを呼び、新しいプロジェクトに取りかかるよう指示をした。これから数週間、とても忙しくなりそうだ。

　【A2】上司に呼ばれたのは突発事象です。しかし、与えられた仕事にどう対応するかは別の問題です。突発事象に反射的に反応しなければよいのです。

　プロジェクトは数週間から数ヶ月かかるのが普通ですから、やみくもにとっつきやすい仕事から取り組むのではなく、まずは実行計画を作りましょう。

【Q3】友達からメールが届いた。面白いサイトを見つけたとのこと。早速、リンクをクリックし、そのサイトをチェックした。
　【A3】これが典型的な突発の仕事です。すぐに対応する必要はありません。

【Q4】クライアントから電話があった。緊急の依頼なので、すぐに対応しなければならない。
　【A4】なぜ、どのように緊急なのかを明らかにしてください。クライアントの要望を無条件で100％受け入れることが、よい仕事の仕方であるとは限りません。

　クライアントへのすばやい対応が本当に必要なら、そのたびに対応するのではなく、適切なシステムを作ることです。

■上司からの突然の依頼は？　

【Q5】上司から突然、仕事を依頼された。今日中に終わらせなければならない。

　【A5】典型的な突発の仕事です。あなたの予定は完全に狂ってしまいます。もしも、こんなことが頻繁に起こるようなら、上司に抗議する必要があるでしょう。

【Q6】ここ数日、ある仕事にかかりきりだ。終わりが見えないので、その仕事は今日からアシスタントに任せることにした。
　【A6】突発的な仕事です。計画を立てずに仕事を進め、さらに、今になって部下に押しつけるという罪を重ねています。これこそが上司が犯す仕事上の〝犯罪行為〞です。

【Q7】オフィスのコーヒーが切れてしまった。来客があるので、急いで買いに行かなければならない。気が利かない社員ばかりだ。
　【A7】突発の仕事です。同情しますが社員個々人の気配りの問題ではありません。システムができていないことが、突発の仕事に翻弄される結果を生んでいるのです。