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ToDoリスト管理が抜群にうまくいく「4ステップ」 手帳を使うのがミソ、メールはメーラーで管理

5/17 7:31 配信

東洋経済オンライン

4月から新社会人になった人、あるいは転職して職場を変えた人、そろそろ「何をどう頑張れば、評価されるのだろう」「周りが優秀に見えて、ツラくなってきた……」と、不安になってくる頃かもしれません。
でも、大丈夫!  バリバリ活躍しているように見える先輩社員だって、新人の頃はあなたと同じように知らないことだらけで、失敗を繰り返して成長してきたのですから。
本稿では、ビジネススキルに関する研修やセミナーを実施する木部智之氏の新刊『入社1年目のビジネススキル大全』から一部を抜粋、若手社員が最速で一人前になれるビジネス思考法やコミュニケーションメソッドを、3回にわたってお伝えします。今回は1回目です。

■ちょっとした作業を忘れがち…

 「あ、やばっ!  先輩に頼まれていた仕事、すっかり忘れてた。ToDo(やること)リストにもちゃんと書いていたのに!!」

 こんな経験、あなたにもあるのではないでしょうか。

 私も若い頃は、何度もToDo管理の失敗を繰り返してきました。大きな仕事の期限はしっかり覚えているのに、1~2時間で片付くようなちょっとした作業の期限は、つい漏らしがちになります。しかし、仕事の大小にかかわらず、ToDo管理は社会人であれば絶対身に付けておきたい、重要な仕事スキルの1つです。

 私が若い頃にやってしまったToDo管理の失敗事例を、ここにいくつか白状します。

 1つは会議のなかでToDoが決まったとき。もちろん、決まったToDoはその都度ノートに書きとめていたのですが、議事メモと同じページに書いていたため、その後、見返すこともなく忘れてしまいました。

 次に、付箋にToDoを書いてパソコンやデスクに貼りまくっていた時期もありました。しかし、結局、付箋だらけになり、見落としてしまうことも多く、うまくいきませんでした。

 そこで、ノートにToDo一覧用のページをつくって、すべてのToDoをそこに集約するようにしましたが、今度は発生順に書くことになるので、数が増えると期限を把握するのが難しくなり、対応順を間違えたりして、やはりうまくいきませんでした。

 これらを踏まえ、私がたどり着いたToDo管理のポイントは次の2つです。
①やるべき仕事を漏らさない
②その仕事の期限管理が正しくできる

 ToDo管理のツールは、それぞれの環境や好みで選んでかまいませんが、この2つのポイントは外さないようにしましょう。

 数々の失敗とさまざまな試行錯誤を経て、現在、私は紙の手帳で管理する方法に落ち着いています。ここではその方法を紹介したいと思います。

 手帳のタイプは、左ページに1週間ぶんのカレンダー、右ページが丸々メモ欄になっているものを選んでいます。日付ごとに予定記入欄が設けられているので、そこにその日が期限のToDoを書き込みます。ToDoは次の手順で管理します。

Step1 ToDoが発生したら期限日のページを開き、その期限日のところにToDoを記入

Step2 毎日、手帳に書いたToDoを1カ月先までざっと見渡す(眺める程度でOK。目的は脳にうっすらと認知させること)
Step3 完了したToDoは取り消し線で消す
Step4 期限通りに終わらなかったToDoは、金曜日の夕方に翌週のページに転記
 ポイントは、完了したToDoは取り消し線で消すことです。

 文字情報が残っていると、ページを開いたときに無意識に脳が反応して認知しまうからです。反対に未完のToDoが残ったら、翌週に転記することで、改めて脳に認知させることができます。またこれにより、過去ページを開かなくてもよくなるのです。

 私はこの方法で管理するようになってから、ToDoを漏らすことがなくなりました。

■メールにおけるToDo管理のポイント

 次に、メールで発生したToDoの管理方法についても説明しておきましょう。

 メールで発生したToDoについては、前述のように手帳に書き写して管理するのは、あまりお勧めできません。タスクが大量になると、書き写すという行為自体が面倒になるからです。メールで発生したToDoは、メールで管理するのがベストです。「受信ボックス」の「未読マーク」を使って管理しましょう。

 具体的なステップは、次の通りです。

 メールが届くと「受信ボックス」に入ります。内容を読んで、対応が不要なメールはそのまま別フォルダに移動しましょう。その場で対応して、対応済みのメールも別フォルダに移動します。

 一方、今すぐに対応できないけれど対応が必要なメールについては、メールを閉じた後に未読ステータスに戻します。何かアクションが必要なメールは、あえて未読ステータスに戻すのです。

 こうすると、「受信ボックス」にある「未読メール」が要対応のメール、ということになります。

 もちろん、そこには受信したばかりで本当に読んでいない、未読メールもあります。混在はしますが、対応済みであったり、対応不要なメールはほかのフォルダに移動しているので、受信ボックスにあるメールの数は少ないはず。本当に読んでいないものはすぐにわかるので、混乱はしないでしょう。

 毎日、終業前にその日のメールをすべて処理していれば、次の日からは前日以前のToDoメールだけが残っている、という状態になります。

 また、「未読マーク」は初期設定では黒太字であることが多いのですが、使っているメールソフトで設定可能なら「赤字×太字」にするのがおすすめです(※Gmailでは設定不可)。

 赤色は、黒のなかにあると刺激色なので目立ちます。赤太字のメールが受信ボックスに残っているのは、心理的にも落ち着きません。その気持ち悪さを逆手にとるのです。受信ボックスを開くたびに、赤太字のメールが目に飛び込んでくれば、おのずと未完のToDoが残っていることを思い出させてくれるので、早くそれを片付けてしまいたくなるでしょう。

 またこの方法は、既読・未読の変更作業を頻繁に行うようになるので、下記のショートカットを覚えておくと便利です。

 しかしこれらは、あくまでも期限が明確な場合の管理法です。次に、曖昧な期限設定、完了期限に幅のある場合のToDo管理についても、考えてみることにしましょう。

■依頼された仕事はいつまでに終える? 

 あなたが先輩から「この資料作成、今日中にお願いね!」と言われたとします。さて、何時までに終わらせないといけないでしょうか。

 代表的な期限は、①17時(終業時間前)、②24時(日付が変わる前)、③翌朝9時(翌日の始業時間前)の3つです。

 ①であれば、今日の業務終了時間の17時までに提出する。先輩はその後、少し残業して提出された資料を、今日のうちに確認するつもりかもしれません。②であれば、今日の24時までに提出してもらって、先輩は翌朝、業務の開始前に確認したおきいと考えている可能性があります。③の場合は、翌朝の始業時間までに提出してもらい、先輩は翌朝一番に確認したいのかもしれません。

 「今日中」の言葉だけでも、これだけの解釈の幅があるわけです。したがって、あなたが「今日中にお願いね」と言われたら、厳密にそれが「何時」のことなのか、その場で確認しなければいけません。

 それを怠って両者の解釈に違いがあった場合、「私は○時までに済ませればいいと思っていたのです……」という言い訳は通用しません。確認しなかったあなた自身に非があり、先輩からの信頼を失うことにもなりかねないのです。このような曖昧な期限設定は、ほかにもあります。

 このような曖昧表現で業務の指示を受けたら、互いの認識違いを避けるためにも、その都度、具体的な期限を数字で確認するようにしましょう。

 これは、上司や先輩から依頼される仕事だけではありません。自分自身の仕事で、自分で期限を決められるものについても同様です。

■自分の仕事は期限を早めに設定

 例えば、「今月中旬までに終わらせよう」と期限を決めていた仕事でも、終わってみると20日になっていた、といった経験はありませんか。それを「15日までに終わらせよう」と日付で設定するのです。この5日間の差は、積み重ねると大きなものになります。

 また、1つひとつの仕事に時間をかけてダラダラやることには別の問題もあります。時間をかければかけるほど、その間に新たな別の仕事が発生する可能性が高まることです。

 そうすると、同時並行で取り組まなければいけない仕事が増え、それによって、1つの仕事に集中していたときよりも格段に生産性が落ち、スピードも遅くなってしまうのです。

 しかし、たとえ並行する仕事が増えたとしても、それぞれに明確に期限を設けて管理していれば、作業の優先順位をつけることができ、それぞれのタスクに集中することができます。

 私たちはつい、期限を曖昧に設定して心理的な負担を軽くしようとします。しかし、ここで期限を具体的に設定しておけば、相手との信頼を築ける上に、仕事をスピーディにこなすことにもなります。事前にしっかりと期限を定めておくクセをつけましょう。

東洋経済オンライン

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最終更新:5/17(火) 7:31

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