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オンライン会議で疎まれる人の「余計な一言」

10/26 14:01 配信

東洋経済オンライン

 「思っていたテレワークはストレスフリーでもっと快適に働けるものだと思っていました……」

 都内のIT企業の営業マンとして働くAさん(27歳、男性)の会社では新型コロナの影響を受け、感染の広まってきた4月ごろよりテレワークでの業務がスタートしました。

 通勤の必要がなく、快適に感じた在宅勤務生活も、半年が経過し、課題も出てきました。例えばオンラインのみのコミュニケーションの行き詰まりや、上半期の評価を上司からどのように下されるのか、などの不安が募っています。日常的に顔を合わせる人もいない中、うまく周囲に相談もできず、頭を抱える日々が続いています。

 Aさんに限らず、こうしたテレワーク生活の長期化により、課題を感じている人も増えているのではないでしょうか。10月に入り、2020年も残りあと2カ月。4月決算の会社であれば上半期を終え、人事面談など評価される時期に入り、もやもやしている人も多いかもしれません。

 「早く元どおりの生活に戻りたい」。そう思う人もいるでしょうが、そうなるとは限りません。テレワークをはじめとした柔軟な働き方は国が何年も前から推進しようとしていたこと。コロナの騒動が終わったあとでも市民権を得るはずです。現に大企業の本社移転や、サテライトオフィスの増設などの動きも出てきています。

 それならばこの機会に自分自身の考え方をアップデートして、テレワークが浸透したこの状況は異常事態ではなく、日常になったとポジティブに捉えて仕事に取り組んだほうが得だと筆者は考えます。

 そこで、今回はテレワークの本格的な浸透を踏まえ、すぐに実践できるオンラインコミュニケーションのポイントを3つ紹介させていただきます。悩んだらぜひ意識していただき、ビジネス上で好印象を得るきっかけになればと思います。

■オンライン会議で注意したい“余計な口癖“

1、”余計な口癖”に気をつける
 テレワークでの作業環境において、最も比重の大きい作業がオンライン会議ではないでしょうか。オンライン会議用のツールもさまざまな企業が提供しており、ZoomやGoogle Meetなど、会議ツールを使う人も増えているでしょう。

 しかし、オンライン会議は気をつけないと、相手からの印象を悪くする要素がふんだんに含まれています。

 オンライン空間は完全な2次元で、会話による聴覚情報と、モニター越しの視覚情報のみでしか情報が伝えられないため、相手のちょっとした口癖が頭の中に残って違和感を感じ、発言時のちょっとした表情のほころびが相手の印象に残ってしまいます。

 違和感が残りがちな口癖の例を1つ上げると、「すみませんの連投」があります。

 上司など目上の人とのやり取りで、とくに叱られていたり、指摘されたりしているわけでもないのに枕詞のように「すみません」とつけてしまう人が非常に多い印象です。一概に間違った使い方というわけではないのですが、「すみません」は本来お詫びの際に用いるべきひと言です。

 悪いこともしていないのに、感謝を述べればいいタイミングで口癖のように発してしまうと、不思議と聞いている相手も悪いことをされているかのような錯覚に陥ります。謙遜することは日本人の美徳ではありますが、情報が限られるオンライン空間で連発することは好まれないでしょう。感謝を述べるべきタイミングでは、相手も「ありがとう」のようなポジティブは言葉を言われたほうが気分もよくなるはずです。

 また、とくに若手社員に多い話し方の癖に、「~で、~で、~で」と、話がどこで切れるのかわからない話し方があげられます。文節の長い話は聞き手を飽きさせてしまいますし、せっかくいい話をしていても説得力に欠ける印象になってしまいます。

 「です。」「ます。」と短い文脈で言い切る習慣をつけると、聞き手に安心感を与え、途中で質問も入れやすくなります。これはテレワークに限らず通用するテクニックなので日ごろから習慣づけておくと意見交換がスムーズになるでしょう。

■笑顔には「相手を安心させる」効果がある

2、オンラインでは”表情”が命
 対面式の会議では、相手が目の前にいることもあって、たとえ言葉で発しなくとも雰囲気や表情の細かい部分を読み取ることで、相手の情報を得ることができました。それは相手も同様で五感をフル活用して情報を捉えてくれていました。

 対面では書類に目をやったりメモをしたりで、目を合わせることなんてほんの数回程度だったかと思います。しかしオンラインではつねに顔と顔で対話をしなければならないため、表情作りが重要になります。

 自分が発言するときは、多少の笑顔を意識している人はいると思います。しかし、相手の話を聞くときにはどうでしょうか。

 話す内容にもよりますが、笑顔はオンライン上でも大切で、自然と印象がよくなります。何より笑顔には「相手を安心させる」効果があるのでリモートでなかなか顔を合わせられない状況下で信頼関係を築く大切なポイントと言えるでしょう。

 オンライン会議ではほとんどのツールで参加者それぞれの顔をじっくり見て比較することが可能です。見ているほうもそのつもりがなくても自然と並ぶ人と見比べられています。そんなときにムスッとしたへの字口で過ごすのではなく、社会人のたしなみとして笑顔をスタンバイしておけば、相手からは質問もしやすい雰囲気を作ることができるでしょう。

3、当たり前のことを口に出して伝えてみる
 オンラインで圧倒的に不足するのが「雑談」の少なさです。業務効率のみを考えると雑談なんて不要だと思うかもしれませんが、社内外問わず、雑談でアイスブレイクしてから本題に入ることはいい会議を行うためにも非常に効果的なテクニックです。

 そこで意識してほしいのが、「当たり前を伝える」こと。例えば、オンライン会議が時間どおりに始められたときには「時間どおりミーティング開始できてよかったです!  協力ありがとうございます!」といった具合に。コロナ禍でも元気に業務に取り組めていることなど、つい声に出すのを忘れがちな「当たり前」を言葉にして伝えてみましょう。

 何をいまさらと思う方もいるでしょうが、それでも今までは生まれなかった会話のきっかけになるはずです。「Thank you for ○○」の○○の部分、「何に(を)ありがとう」なのか、リアルな場では当たり前になっていたことをあえて言葉にして届けることで、日常の感謝を伝えることができます。当たり前に使っていた「ありがとう」という言葉を分解して届ける作業と言ってもいいかもしれませんね。

■オンラインは情報が限られるからこそ

 従来のリアルな会議では、「間」を調整し、「空気を読む」ことができました。しかし、オンラインでは伝えられる情報に限りがあるので雑談もままならないのが現状です。

 テレワークでの状況下では、「仕事ができるか、できないか」が今まで以上に明確に判断されるようになりつつあります。とくにオンライン会議の場では先述したとおり、上司も得られる情報が限られるため、目につくポイントを押さえ、効率よく業務をこなしていく社員は「仕事ができる」という評価も得ることができるはずです。

東洋経済オンライン

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最終更新:10/26(月) 14:01

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